Zonder de spoedwet was het al mogelijk om de ALV deels digitaal te houden. Daarbij kan het slechts gaan om inhoudelijk overleg en kunnen geen besluiten worden genomen. Bij een aantal Nederlandse sportbonden en sportverenigingen was in de statuten al een bepaling opgenomen over het digitaal kunnen stemmen. In de meeste gevallen zit daar de restrictie aan dat het om een stemprocedure tijdens een fysieke vergadering gaat. Bij NOC*NSF zijn maar weinig voorbeelden bekend van sportverenigingen die de statuten en reglementen al zo ver hadden voorbereid op online stemmen.

Spoedwet

Het probleem voor veel besturen ontstond doordat de wet voorschrijft dat financiële stukken binnen zes maanden na afloop van het boekjaar goedgekeurd moeten zijn. Uitstellen van de ALV naar een moment dat het weer mogelijk is om fysiek in vergadering te gaan, was daardoor niet altijd een optie. Om voor allerlei soorten verenigingen en besturen een oplossing te bieden in deze bijzondere situatie, heeft het ministerie van Justitie en Veiligheid vrij snel al gewerkt aan spoedwetgeving. Vorige week trad die Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid in werking.

Door de COVID-wet is het nu mogelijk geworden voor verenigingen een ALV volledig digitaal te houden. Zonder dat hiervoor statuten hoeven te worden aangepast, kunnen besturen op basis van die wet bepalen dat de ALV in digitale vorm wordt georganiseerd en dat leden ook digitaal moeten stemmen. Deze wet is op 24 april in werking getreden en heeft terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. De wet vervalt op 1 september 2020, waarbij ook de mogelijkheid bestaat op verlenging met steeds twee maanden.

Voorwaarden

Bij het opzetten van een volledig digitale ALV gelden binnen de nieuwe tijdelijke spoedwet een aantal voorwaarden. Zo moet de ALV digitaal te volgen zijn voor alle leden via een audio of video livestream. Het indienen van vragen op basis van de agenda kunnen leden tot 72 uur voorafgaand aan de ALV doen. Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de zijn beantwoord en de antwoorden moeten beschikbaar zijn voor alle leden via e-mail of website. Op die manier kunnen leden de antwoorden ook meenemen bij het stemmen. Tijdens de ALV moeten de vragen van leden zo goed mogelijk worden beantwoord, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

Als een bestuur een digitale vergadering wil houden, moet dit bij de oproep voor de ALV vermeld worden. Mocht de verbinding tijdens de ALV haperen of iemand door andere omstandigheden niet goed kan deelnemen aan de digitale ALV, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

NOC*NSF heeft een compleet stappenplan opgesteld voor het opzetten van een digitale ALV.

Uitstellen ALV

Met de spoedwet is ook geregeld dat verenigingen en bonden kunnen kiezen om de ALV uit te stellen binnen de kaders van de wet. De uiterste termijn voor goedkeuring van de financiële stukken wordt dan met vier maanden verlengd. Normaal gesproken moeten de stukken uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar worden goedgekeurd. Die termijn loopt met de spoedwet dus niet af na juni, maar na de laatste dag van oktober. Zo is er dus ook een oplossing voor besturen die er nu niet in slagen de ALV volledig digitaal te organiseren. Zij kunnen later in het jaar alsnog de ALV in de reguliere vorm of digitaal organiseren.