De recent aangenomen nieuwe regels bij aanbestedingen zijn bedoeld om de ondernemers die inschrijven beter te beschermen. Bedrijven zullen daardoor minder lang in onzekerheid verkeren, een beter gemotiveerde afwijzing krijgen en ook een afdoende klachtenafhandeling. Gerben Hofmeijer, adviseur circulair opdrachtgeverschap bij de Rebel Group, stelt in vakblad SPORTACCOM dat de nieuwe regels op zich inderdaad verbeteringen zijn, maar ze spannen in zekere zin het paard achter de wagen. Ook binnen de bestaande regelgeving kan de aanbesteding namelijk al beter verlopen, op voorwaarde dat lokale overheden vooraf het gesprek met de markt aangaan over wat ze precies in gedachten hebben.
Tien jaar geleden was Gerben Hofmeijer naast zijn master Civiele Techniek betrokken bij de pogingen van Rotterdam om de Wereldexpositie van 2025 in de Maasstad te laten plaatsvinden. Er waren destijds prachtige plannen van bekende architecten, gesteund door een grote groep bedrijven, onder meer om de oude havengebieden te vergroenen en herbestemmen. Maar het hele voornemen verzandde. De kansen die Parijs in 1889 en Brussel in 1958 kregen, en waarvan de Eiffeltoren en het Atomium de stalen erfgenamen zijn, werden Rotterdam niet gegund. In plaats daarvan werd de Japanse stad Osaka de locatie waar de wereldexpo van dit jaar zich af zal spelen. Volgens toenmalig minister van Economische Zaken, Henk Kamp, zou de organisatie te veel hebben gekost, maar volgens Hofmeijer ging het om een opstapeling van redenen: "Bij het idee om tien jaar vooruit aan te besteden, zag het departement alleen maar beren op de weg. Als een van de redenen werden aanbestedingsregeltjes genoemd, die een onmogelijke barrière zouden opwerpen voor het aanbesteden van iets innovatiefs. Dat heeft mij destijds zozeer tegen de borst gestuit dat ik mijn masterscriptie hierover geschreven heb. Zo ben ik, eigenlijk tegen mijn bedoeling in, in een complexe tak van recht verzeild geraakt: het bouw- en aanbestedingsrecht. Ik noem mezelf dan ook weleens, half gekscherend, een ‘vergisjurist’."
De masterscriptie gooide hoge ogen en het thema ‘innovatiegericht aanbesteden’ heeft Hofmeijer sindsdien nooit meer helemaal losgelaten. Als adviseur circulaire economie heeft hij dan ook geregeld te maken met de bouw van nieuwe sportaccommodaties, omdat dit thema in onze sector van groot belang is en erg actueel. En sportaccommodaties komen, net als andere openbare gebouwen, via een aanbesteding tot realisatie. "Het zoeken naar manieren om materialen opnieuw te gebruiken, de afvalstroom te verkleinen, energie en materialen zoveel mogelijk van hernieuwbare bronnen te laten komen – het speelt allemaal een rol bij het ontwerpen en aanbesteden van een nieuwe accommodatie. Het meest eenvoudige is ongetwijfeld die van een sporthal. Dat is tamelijk rechttoe, rechtaan. Een erg complexe is de aanbesteding van een nieuw zwembad. Daar komt heel veel bij kijken, zeker als een combinatie van functies in een sportcentrum het doel is. Maar zo ontstaan ook de meeste problemen bij een aanbestedingstraject."
"Een erg complexe aanbesteding is die van een nieuw zwembad. Daar komt heel veel bij kijken, zeker als een combinatie van functies in een sportcentrum het doel is”
De gemeente heeft meestal al een vrij nauwgezet beeld hoe de accommodatie eruit moet komen te zien, aan welke eisen ze dient te voldoen en ook hoe duurzaam ze hoort te zijn. Alleen, dat beeld komt gewoonlijk niet goed uit de verf in de aanbestedingsstukken. Er wordt een tekst opgesteld waarin ambtenaren schetsen wat voor sportaccommodatie de gemeente voor ogen staat. Zijzelf menen dat die tekst glashelder is, maar de ondernemers die erop inschrijven lezen er toch elk iets anders in. Er kan bijvoorbeeld een percentage hergebruik van materiaal zijn opgenomen en twee van drie partijen die inschrijven geven daaraan een andere invulling dan de gemeenteambtenaren. Een ervan interpreteert het als hergebruik na demontage van de accommodatie, een ander telt het percentage gerecycled materiaal mee dat in het materiaal zit. Het is hoe dan ook niet wat de lokale overheid zocht en dus krijgt de overblijvende, derde partij de opdracht, want die las het wel correct. De twee verliezers zijn kwaad en beschuldigen de gemeente van vaagheid, de gemeente repliceert op haar beurt dat de ondernemers het niet snappen."
Zoveel onnodig misverstand en dat op basis van een tekst die eerder mistig is dan glashelder. Waarom die onduidelijkheid zo vaak in deze teksten sluipt is evenmin duidelijk, maar het ligt voor de hand dat te veel betrokkenen er hun zegje over moeten hebben en dat in de wirwar van opmerkingen in de kantlijn een toren van Babel-effect ontstaat. "Er wordt in de sportsector niet opvallend méér geklaagd dan in andere, maar wel evenveel geprocedeerd", zegt Hofmeijer. "Die juridische procedures zijn tijdrovend en vooral zeer kostbaar. Een gemeente doet er dus goed aan wat tijd te investeren in een marktconsultatie en wat geld te besteden aan een professioneel bureau dat de basistekst die de ambtenaren opstellen kritisch doorlicht en verbetert, opdat de boodschap die erin moet staan ook écht door iedereen die ze leest als zodanig begrepen wordt."
"Daarnaast zouden overheden zich moeten realiseren dat de bestaande regels voor aanbestedingen helemaal niet zo streng en beperkend zijn als wordt aangenomen. Er mag wettelijk eigenlijk heel veel, maar we maken het onszelf zo moeilijk. De sector van de sport is relatief klein. De inkopers van de gemeenten kennen de meeste partijen die actief zijn in het bouwen en beheren van sportaccommodaties al jaren. Het is perfect mogelijk vooraf met elkaar in gesprek te gaan, enkel en alleen om zo te verduidelijken wat er verwacht wordt. Zeker als het over verduurzaming gaat, wil je als gemeente impact maken. Als er extra duurzaamheid gevraagd wordt, zoals een gemeente als Amsterdam eist, wanneer je de transformatie naar een circulaire economie niet wilt vertragen maar zelfs aanjagen, moet het de inschrijvende partijen héél duidelijk zijn wat er precies van hen verlangd wordt. Juist dan kun je die schimmigheid missen als de bekende kiespijn."
Hofmeijer is trekker geweest van de zogenoemde Buyer Group Circulaire Sportaccommodaties van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden. Daarmee was hij verbonden aan een innovatieplatform dat zich bezighield met manieren om de verduurzaming in de sportsector te versnellen. Als hij zijn licht laat schijnen over de aanbestedingsprocedures voor sportaccommodaties, weet hij dus uit eigen ervaring waarover hij spreekt. Maar de sport is niet wezenlijk anders dan de rest van de bouw, is zijn mening. Overal geldt dat vertegenwoordigers van overheden en bedrijven beter met elkaar in open dialoog kunnen gaan om de verwachtingen en mogelijkheden zo helder mogelijk op het netvlies te krijgen. Dat kan precompetitief, voor een aanbestedingsprocedure, maar ook tijdens de procedure in een zogeheten dialoog. De nieuwe regels zullen namelijk het leed van gefrustreerd achterblijvende ondernemers verzachten maar niet voorkomen, meent Hofmeijer. “Ze zijn goed bedoeld en ze zullen ook hun positieve effect hebben. Een snellere klachtenafhandeling zal hier en daar de gang naar de rechter onnodig maken. Maar de kern van het probleem blijft bestaan. Zolang we de regels strenger interpreteren dan nodig, zolang we wollige teksten blijven produceren, zolang zullen de partijen het gesprek dat ze vooraf hadden moeten voeren achteraf bij de rechter hebben.”
Meer informatie vind je via deze link.
Dit artikel verscheen eerder in vakblad SPORTACCOM (editie 1-2025).
Foto: Robinotof/ Shutterstock.com
