"Betrokkenheid organiseren"

Verenigingsondersteuning in de praktijk

Om verenigingen te helpen en te sterken in hun functioneren maken de KNVB en andere bonden gebruik van een leger procesbegeleiders c.q. praktijkondersteuners. In de 'Verenigingsondersteuning in de praktijk' vertellen zes van hen over de problemen waarmee verenigingen kunnen kampen en hun persoonlijke praktijkervaringen als procesbegeleiders. In Aflevering 4: Willem van de Vosse en Theo Hermsen

"Domusica is een clubgebouw met vijf zalen dat twintig jaar geleden door drie muziekverenigingen is opgericht om hun huisvestingsprobleem op te lossen. De drie verenigingen kochten daartoe samen een oude school in de wijk Diezerpoort in Zwolle – een eigen onderkomen, dat ze zelf exploiteren. Inmiddels is Domusica uitgegroeid tot een gebouw waarin meer dan dertig verenigingen gehuisvest zijn. Van een orkest tot een shantykoor, van een muziekleraar tot een salon- en dansorkest dat jarentwintigmuziek speelt. Inmiddels komen er elke week bijna 2.000 mensen om muziek te maken of te dansen.

Procesbegeleider op maat

Gegroeid van drie naar dertig verenigingen. Je zou dus kunnen zeggen dat de ‘vereniging Domusica’ een succes is. Er is alleen één probleem: het aantal deelnemende verenigingen is tien keer zo groot, maar het aantal betrokken leden dat zich inzet voor het gezamenlijke gebouw én de exploitatie niet. Men is wel succesvol geweest in het verhuren van ruimte, maar niet in het verenigen van de nieuwe verenigingen. Kernvraag is: Hoe betrekken we onze leden en huurders bij de bedrijfsvoering van ons gezamenlijke gebouw?

Om verenigingen als Domusica een steuntje in de rug te geven en verenigingen op een duurzame wijze te versterken zijn Rabobank en NOC*NSF een nieuw programma gestart: Rabobank Verenigingsondersteuning. Verenigingen krijgen op maat een procesbegeleider toegewezen, die hen ondersteunt bij het realiseren van hun ambitie.

Wilco van de Vosse werd vanuit Rabobank IJsseldelta gekoppeld aan Domusica. Het traject is gestart met een gesprek met het huidige bestuur. Vervolgens heeft het bestuur een brainstormsessie georganiseerd met ‘open geesten’ en ‘wilde ganzen’ uit alle dertig verenigingen en clubjes binnen Domusica. Uiteindelijk resulteerde dat in een ‘Domusica Doedag’, waar gebruikers één dag samen aan de slag gingen met klussen in en om het gebouw.

Opbrengsten

Het traject heeft tot nog toe de volgende opbrengsten opgeleverd:

  • meer gebruikers zijn bekend met het vraagstuk van Domusica. Niet langer voelen de drie ‘oerverenigingen’ zich verantwoordelijk voor het onderhoud en de continuïteit van de vereniging, meer gebruikers en verenigingen zijn opgestaan;
  • het gesprek zelf: als nieuw bestuur continu het gesprek aangaan met de gebruikers van het gebouw. Niet de problemen bij jezelf houden, maar steeds weer met gebruikers in gesprek gaan om nieuwe betrokkenheid te creëren. Door deze aanpak ontstaat een lerende organisatie. Zo kun je naast vrijwilligers ook aan de slag gaan met de akoestiek, de klimaat en de uitstraling van het gebouw;
  • je moet niet alleen zoeken naar nieuwe vrijwilligers, maar ook betrokkenheid organiseren, zoals de ‘Domusica Doedag’.

"Een procesbegeleider heeft het vermogen om mensen bij de opdracht te betrekken die in staat zijn haar verder te brengen"

Wilco van de Vosse

Lessons learned

Vaak is de startvraag niet de kern van het probleem. De startvraag van Domusica was: help ons met het vinden van meer vrijwilligers. Wilco heeft juist geprobeerd om de onderliggende problematiek boven tafel te krijgen door verdiepende vragen te stellen: Hoe komt het dat er niet meer vrijwilligers zijn? Hoe is dat zo gegroeid? Wat houdt de huidige situatie in stand?

Laat Domusica zelf het antwoord vinden op hun vragen. Het is de taak van de procesbegeleider om de vereniging bij deze zoektocht te begeleiden en met hen te evalueren. Wat werkt? En waarom werkt het? De valkuil kan zijn om veel energie te stoppen in het organiseren van activiteiten (zelf doen).

Mensen maken het verschil. Een procesbegeleider heeft het vermogen om mensen bij de opdracht te betrekken die in staat zijn haar verder te brengen. Wie hebben we nodig om dit vraagstuk op te lossen? Het betrekken van mensen is soms concreet door goede mensen te vragen. Vaker gaat het erom de goede mensen in positie te brengen. En ten slotte is het van belang ze het ‘goede’ gesprek te laten voeren. Dit zorgt ervoor dat Domusica nu een goede vorm gevonden heeft om problemen zelf op te lossen.

Borg ten slotte de gevonden inzichten en vier successen. Leg vast waarom deze aanpak heeft gewerkt, zodat Domusica daar bij nieuwe vraagstukken op kan teruggrijpen. Dit kan door symboliek of door vastlegging in een draaiboek."

Wilco van de Vosse

Wilco van de Vosse is procesbegeleider bij Domusica.

(Foto: Wouter Keuris Fotografie)

Theo Hermsen

Theo Hermsen is procesbegeleider NOC*NSF van Rabobank IJsseldelta.

Dit artikel verscheen eerder in het Sport & Strategie Vakblad (editie 3-2018). Nieuwsgierig naar de rest van dit prikkelende vakblad voor bestuurders in de sport? Neem dan nu een abonnement.