Back2Basics: verenigingsondersteuning

8 maart 2018 // Bonden
Back2Basics: verenigingsondersteuning
De Back2Basics-beweging wil bijdragen aan het functioneren van sportverenigingen, daartoe doen wij, Berend Rubingh en Sjors Brouwer (KNVB) sinds 2011 onderzoek naar twee fundamentele vragen: hoe functioneren sportverenigingen en hoe ondersteunen we ze het beste? Ook is er een netwerk van B2B- professionals actief die zich specialiseren in de verenigingsondersteuning en zijn er trainingen en opleidingen voor verenigingsondersteuners.

Een belangrijke uitkomst van het onderzoek is dat het bij de ondersteuning van verenigingen vooral gaat om het op gang brengen van een proces van voortdurende ontwikkeling en verbetering. Vandaar de term 'procesbegeleider'. Voor deze voor de sport relatief nieuwe functie zijn we in 2012 met eerste opleidingstrajecten begonnen. Belangrijke vraag daarbij is: wat het profiel van deze procesbegeleider eigenlijk is? Eerder hebben we al op Sport & Strategie gepubliceerd over dit onderzoek, waarbij het ging over de essentie van de Back2Basics-beweging en over de filosofie van de ondersteuning.

Voor onderstaand artikel hebben we Adri Broeke en Hans van Egdom gevraagd, de rol en het functioneren van de B2B-verenigingsadviseur nader te omschrijven. Hierbij is vooral gebruik gemaakt van de ervaringen en methodieken van meer dan 100 procesbegeleiders en bovendien de ervaringen uit de scholingen en bijeenkomsten met verenigingsbestuurders en –adviseurs. Wat duidelijk wordt is dat de rol van verenigingsadviseur/procesbegeleider geen eenvoudige is, maar een vak met een eigen professionele identiteit die vraagt om een veld specifieke benadering en opleiding willen we kwalitatief goede ondersteuning leveren. 

Het handelingsrepertoire van onze verenigingsadviseurs

Dr. Adri Broeke en Drs. Hans van Egdom


Gemeenschappelijke mindset als inspiratiebron


Als netwerkorganisatie van ondersteuners en adviseurs richt Back to Basics (B2B) zich op het versterken van de toekomstgerichtheid van de 21ste-eeuwse sportvereniging. Inspelend op de uitdagingen van de slimme samenleving van morgen. Gedreven door nieuwe waarden als duurzaamheid en verbinding. Op naar een sportwereld die niet opjaagt maar stimuleert, die niet afrekent maar waardeert en oog heeft voor de kwaliteiten van alle deelnemers. In nauwe samenwerking met de betreffende sportclubs maken we daarbij het verschil door:

  • de oorspronkelijke 'bedoeling' van verenigen centraal te stellen

  • de nadruk te leggen op wat goed gaat en wat wel werkt

  • de aanwezige positieve energie en de intrinsieke motivatie van de verenigingsmensen aan te boren

  • niet te kiezen voor een opgelegde panklare aanpak, maar van onderaf stapsgewijs verbeterend aan de slag te gaan en al doende te leren

  • mensen intern en extern met elkaar te verbinden rondom sport 

  • al doende bij gevestigde en aankomende verenigingen het eigen verandervermogen verder ontwikkelen.

Vanuit deze basisfilosofie willen we verenigingen vooruithelpen. Naast een goed werkend moreel kompas vraagt dat om gedegen vakmanschap en wendbare stuurmanskunst.

Van binnenuit vernieuwen


De bij de direct betrokkenen en binnen de vereniging aanwezige (succes)ervaringen  vormen het startpunt van al onze ondersteuningsactiviteiten. Niet door voor te schrijven hoe het 'beter' moet maar door vervolgens een proces op gang te brengen waardoor de betreffende clubgemeenschap leert op eigen kracht vernieuwend te werk te gaan. Daarbij wordt het (latent) aanwezige leer- en verandervermogen verder uitgebouwd. Dit terwijl de oorspronkelijke identiteit (het DNA) van de verenigingsorganisatie als inspiratiebron in stand blijft.

De B2B-adviseur gaat langs bovenstaande weg te werk met wat als positieve kern vaak verstopt zit achter probleemsituaties binnen het functioneren van de vereniging. Aansluitend bij waar de betrokkenen energie van krijgen. Denkend in kansen. Toekomstbeelden schetsend. De onderlinge band tussen mensen versterkend. Vertrouwen en voorwaarden scheppen om samen in beweging te komen. Op zoek naar nieuwe mogelijkheden die uitzicht geven op de gewenste toekomst. 

Wendbaar adviseurschap als basis


Een B2B-verenigingsadviseur beschikt over het vereiste inlevingsvermogen en de overtuigingskracht om samen met de direct betrokkenen (leden, bestuurders, belanghebbenden) creatieve oplossingen te ontwikkelen voor verenigingsspecifieke vraagstukken. We kiezen daarbij primair voor een aanpak die uitgaat van coachend begeleiden en  zelfsturend leren. Gedurende het ondersteuningsproces kan de advisering qua benodigde sturing evenwel verschillen. We onderscheiden vier te hanteren adviesstijlen.

Als begeleider bied je nadrukkelijk ondersteuning in de vorm van aandacht, veiligheid en feedback. Je luistert goed en hebt gevoel voor onderlinge verhoudingen. Daardoor wek je vertrouwen en zoeken mensen makkelijk contact met je. Verenigingen die hun zaakjes al langer goed op orde hebben kunnen met deze procesmatige aanpak prima uit de voeten. 

Als coach probeer je het gedragsrepertoire van de deelnemers te verruimen.  Je daagt mensen uit aan verandering van  gedrag te werken. Daarbij bouw je de nodige ruimte voor eigen inbreng en verantwoordelijkheid van de gecoachte. Er wordt een sterk beroep gedaan op de interne veranderkracht en het zelfsturend leervermogen van de betrokkenen. 

Indien gedurende de ondersteuning de ontwikkeling stagneert, kan gekozen worden voor andere adviesstijlen. In dat geval werkt het aanvullend inschakelen van derden soms inspirerend. 
Met een expertstijl stuur je vooral als inhoudelijk raadgever. Veelal goed onderbouwd verschaf je de nodige aanbevelingen over 'hoe het beter kan/moet' op bepaalde gebieden. Het gebruik van 'best practices' kan hierbij verhelderend werken. Bij verenigingen die geneigd zijn ongericht te werk te gaan past zo'n oplossingsgerichte expertmatige aanpak goed. 

Als regisseur structureer je meer indirect en bewaak je met name de voortgang van het beoogde veranderingstraject. Je bereidt daartoe de agenda steeds goed voor en zorgt voor zorgvuldige verslaggeving van het procesverloop en de behaalde resultaten. De inhoudelijk besluitvorming laat je aan de betreffende clubmensen zelf over. Voor clubs die wel willen maar nog niet zelf kunnen is dit vaak een werkzame aanpak. 

Goed advieswerk bevat een grote subjectieve en situatieafhankelijke component. Er bestaan daarvoor geen algemeen geldige maatstaven. Vanzelfsprekend beschikken al onze mensen over de benodigde  praktijkervaring, het conceptueel denkvermogen en de basiscompetenties om binnen het specifieke  verenigingsverband  denk- en gedragspatronen in positieve zin te beďnvloeden. Door middel van periodieke zelfreflectie en feedback van derden weten ze bovendien hun eigen kennis en kunde op peil te houden en waar nodig de eigen kwaliteiten aan te scherpen.

T-profiel als richtsnoer

Overtuigingen en zienswijzen geven richting aan ons handelen. Wij kiezen bij de aanpak van verenigingsvraagstukken principieel voor een waarderende benadering. Dit door te focussen op 'wat goed werkt' en op de mogelijkheden die betrokkenen met elkaar op eigen kracht verder kunnen ontplooien. Samen op zoek naar sterke punten. Om vervolgens met elkaar de gewenste toekomst vorm te geven.



Onze adviseurs dienen  met het oog hierop allereerst over een breed arsenaal aan kennis en kunde op het gebied van waarderend ondersteunen en veranderen te beschikken. Een en ander vormt de horizontale balk van bovenstaand door ons ontwikkeld T-profiel van de B2B adviseur. Vanuit de eerder beschreven gemeenschappelijke mindset en een waarderende veranderingsfilosofie maken onze mensen in de rol van veranderaar het verschil. De verticale staander van het profiel staat voor de (verenigings) specifieke kennis en kunde waarover men als procesbegeleider tevens beschikt. Het ondersteunen en stimuleren van individuele en collectieve leerprocessen staat dan centraal.

Benodigde competenties als veranderaar



We onderscheiden hierbij drie competentie niveaus. Niveau 1 is het meest breed. Daar gaat het om de overkoepelende domein-competentie: waarderend veranderen. Op niveau 2 bevinden zich de taak-competenties. Voor de beschrijving  hiervan hanteren we het in de veranderkunde veel gebruikte 5 V-model als kapstok. Op niveau 3 tenslotte spreken we van gedrag-competenties. In onderstaande worden een tiental bijbehorende  gedragsactiviteiten in cursief aangegeven.

Verwoorden 

Als betrokkenen samen een positief thema formuleren als startpunt voor verandering.
 Met gebruikmaking van ongebruikelijke woordcombinaties worden positieve gespreksthema's geformuleerd. Waar draait het in onze situatie om? Vervolgens wordt omschreven waar betrokkenen vanwege eerdere succeservaringen meer van willen. De adviseur ondersteunt door op een gevarieerde wijze uitdagende vragen te stellen die bij mensen 'iets in beweging zetten'.
  

Verdiepen 

Waarderend  opsporen en bespreken van wat aan eigen kracht en kwaliteiten aanwezig is.
Door middel van waarderende gesprekken en interviews wordt iedereen die bij het thema betrokken is bevraagd naar 'het beste dat er is'. Deelnemers worden uitgenodigd hun ervaringen en verhalen over heden en verleden te delen. Deze verhalen voeden het onderling begrip en de gedeelde verstandhouding. Ze werken verbindend. De B2B begeleider brengt structuur aan in de verschillende ervaringsverhalen en versterkt daarmee het inzicht in de vitale kracht van de betreffende gemeenschap.

Verbeelden 

Visie ontwikkelen op wat in de toekomst mogelijk zou kunnen zijn.

Stilstaan bij de beste ervaringen van mensen en je afvragen hoe het er uit zal zien als het altijd zo zou zijn. Iets wat je in positieve zin voor ogen ziet concreet maken. Door een collage te maken of met foto's te werken. Door een brief te schrijven of een scene te spelen alsof de positieve toekomst er al daadwerkelijk was. In deze droomfase mensen stimuleren om in beelden uit te drukken naar welke mogelijke toekomst je uitkijkt. De B2B veranderaar geeft een passende positieve richting aan de mogelijk verschillende droombeelden van deelnemers.

Vormgeven 

Met elkaar ontwikkelen van een prototype van de toekomstige situatie.

Onder begeleiding van de veranderaar ontwerpen de deelnemers allereerst een provocatief voorstel. Daarin wordt in de tegenwoordige tijd beschreven als ware de gewenste situatie al gerealiseerd. Aan de hand hiervan wordt in kaart gebracht welke acties en initiatieven vervolgens nodig/mogelijk zijn. De deelnemers verbinden zich daarna op vrijwillige basis aan een idee/voorstel waar ze zich voor in willen zetten. Met behulp van onder meer design-thinking wordt door de betrokken deelnemers tastbaar in beeld gebracht hoe de nieuwe situatie er uit zal zien.

Verwezenlijken

Doelgericht toekomstplannen daadwerkelijk omzetten in concrete acties.

Veranderingen worden daadwerkelijk in gang gezet op basis van zelforganisatie. De beoogde kleine en grotere veranderingsactiviteiten worden omgezet in een globaal plan van aanpak. Wie doet wat, wanneer, waartoe en wie of welke middelen heb je daarbij nodig? Nu is het zaak de uitvoering aanmoedigend te volgen en het vuur aan te blijven wakkeren. De B2B veranderaar stimuleert dat er voortgang wordt geboekt en viert de behaalde successen. Dit  onder meer door positieve feedback te geven en mee te denken door tips te geven of vragen te stellen over te ondernemen vervolgacties.

Begeleiden van verenigingsontwikkeling

Verenigingen zijn bedoeld als samenwerkingsverbanden. Onderling vertrouwen en gedeeld eigenaarschap vormen de spil waarop de door vrijwilligers 'bestuurde' gemeenschap draait. Clubleden en direct betrokkenen verrichten in dit verband uiteenlopende werkzaamheden en activiteiten. Variërend van het opleiden van jeugdspelers of het organiseren van wedstrijden tot het binnenhalen van (maatschappelijke) sponsors en het versterken van de sociale binding in de wijk. Bij lastig oplosbare vraagstukken springen onze adviseurs bij. Dit steeds met de bedoeling om het eigen verandervermogen en de toekomstbestendigheid van de betreffende vereniging te versterken. Langs een gezamenlijk gekozen traject worden daartoe processen van organisatieontwikkeling in gang gezet. Bij de ontwikkeling van verenigingen maken we onderscheid in een bovenstroom en een onderstroom. Bij de bovenstroom gaat het om structuren,functies en bevoegdheden binnen de club. De onderstroom heeft betrekking op de zachtere kant- de cultuur- van het clubgebeuren. Daar staan belevingen,overtuigingen en onderlinge verhoudingen centraal.  

Zoals eerder gesteld 'sturen' onze adviseurs daarbij met name op de onderstroom processen binnen en rondom de vereniging. De bijpassende interventies van de procesbegeleider zijn dan ook veelal gericht op de leerprocessen van de betrokken personen en/of de interactie processen tussen mensen. Afhankelijk van de wijze waarop het veranderingsproces door de mensen wordt beleefd, gaan we gericht op zoek naar nieuwe mogelijkheden of overtuigingen. We beogen daarmee het zelfstandig handelingsvermogen van de clubleden te verbeteren en dat de betrokkenen zich verantwoordelijk(gaan/ blijven) voelen voor het grotere clubbelang.


Benodigde competenties als procesbegeleider

Binnen het domein procesbegeleiding richten onze mensen zich in het bijzonder op de processen die voor een duurzame ontwikkeling van de onderstroom van doorslaggevend belang zijn. We onderscheiden op grond daarvan vijf procescompetenties. Een tiental bijbehorende gedragscompetenties worden in onderstaande cursief weergegeven.   
     
  • 1. Mensen meenemen 

Duurzame verandering binnen een vereniging komt pas tot stand als de leden bereid zijn zich open te stellen voor andere inzichten en je eigen opvattingen ter discussie kunnen stellen. Bij het werken vanuit 'de bedoeling' begint de procesbegeleider met het 'meenemen' van een divers pluimage aan (kader)leden. Eerst herkennen en benoemen welke verschillende mogelijkheden en belemmeringen bij veranderingen mensen persoonlijk ervaren is het parool. Daarbij werkt  een dynamische kennismaking  veelal goed. Een mooie startvraag is dan: "wat gaat er hier nooit veranderen". Als je deze vraag aan de leden individueel stelt leer je ook gelijk de verenging beter kennen. De leden zelf leren elkaar langs deze weg  van een andere kant kennen. Hierdoor ontstaat een draagvlak en herkenbare basis voor het verdere  ondersteuningstraject. Vervolgens gekoppeld aan een positief thema – wat gaat er goed, welke successen zijn behaald en waar krijgen we energie van – zet je de energie van en met elkaar in de juiste richting
 
  • 2. Samenwerking bevorderen 
 
Na het meenemen van iedereen komt het werkelijke ontmoeten.  Actief luisteren van de procesbegeleider  is dan cruciaal. Nieuwsgierig zijn, open staan voor indrukken en geen oordeel hebben. Je  geeft daarmee het voorbeeld hoe interactie en de samenwerking tot stand komt. Open communiceren en het stellen van socratische vragen bevorderen het proces van ontmoeting tussen deelnemers. De ondersteuner denkt vooraf na over werkvormen die interactie en samenwerking bevorderen. Een theateropstelling en/of een U-vorm met tafels zijn uit den boze. Het letterlijk positie innemen in de ruimte ("over de streep”)of  het vormen van kleine dialooggroepjes daarentegen   geven een impuls aan de interactieprocessen. Het spelen van mediator door de procesbegeleider hoort daar bij. Het speels overbruggen van verschillende overtuigingen maar vooral het gericht leren samenwerken ondanks uiteenlopende opvattingen is cruciaal. De opvattingen van de minderheid zijn in dit verband vaak minstens zo interessant als die van de meerderheid. 

  • 3. Veranderkracht versterken

Als de verbinding en de interactie in gang is gezet  is er een vruchtbare bodem om gezamenlijk te leren en te veranderen. Creativiteit is nodig om veranderkracht effectief aan te spreken. De beoogde verandering dient  bij voorkeur zo concreet mogelijk bij iedereen in beeld worden gebracht. De denk en doe knop van de deelnemers moet aangaan om deze stap te maken. De procesbegeleider ondersteunt dit creatieve  beeldvormingproces: wat zijn onze wensbeelden, ambities en toekomstplannen? Het laten ontwikkelen van meerdere toekomstscenario’s kan hierbij behulpzaam zijn. Een mooie oefening is ook om ieder (kader)lid vrijuit te laten tekenen hoe in hun ogen de 'toekomstbestendige' vereniging er uit kan zien. De procesbegeleider reflecteert op die beelden en maakt de deelnemers bewust van hun eigen kracht in deze. Het bewust laten worden van het eigen verandervermogen in relatie tot de gewenste ambities weet de procesbegeleider te faciliteren. Vanuit een soort helikopterview monitor je in de loop der tijd het leer- en veranderproces binnen de vereniging.

  • 4. Eigenaarschap met elkaar delen  

Verenigen is een werkwoord. Dit moet daadwerkelijk gevoeld worden. Hiervoor zijn acties nodig die een appčl doen op het in beweging zetten en begeleiden van de hele gemeenschap. Kennissessies, workshops, ledenavonden; het zijn allemaal voorbeelden van het organiseren van bijeenkomsten om alle talenten  en potentieel van en rondom de vereniging te betrekken en in te zetten. Vaak wordt gezegd dat er zoveel leden niet kunnen en/of willen meepraten. Je kunt dit echter ook omdraaien. Start de dialoog daar waar de leden zijn. Bespreek vooraf met enkele representatieve sleutelfiguren welke vragen gesteld kunnen worden en aan welke bijdragen voor  de aanpak van welke activiteiten/vraagstukken behoefte is. Gebruik een paar weekenden om betrokkenen,ouders, leden, spelers voor/tijdens/na de wedstrijden met het oog hierop aan te spreken en doe daarbij een appel op de -vaak verborgen- gedeelde belangen en waarden. De ervaring is dat ogenschijnlijk 'niet geďnteresseerde' leden en betrokkenen wel degelijk hun beleving hebben bij de vereniging en alsnog in actie willen komen om (op tijdelijke basis) daadwerkelijk van betekenis te zijn. 

  • 5. Positieve mindset ontwikkelen

Door gedurende alle fasen van het leer- en veranderingsproces  te kiezen voor positief taalgebruik en steeds op zoek te gaan naar succesvolle praktijkvoorbeelden neemt de trots en energie van de groep deelnemers toe. Terugkoppeling naar elkaar vindt steeds plaats op basis van gelijkwaardigheid en is bedoeld als aanzet tot nieuw gedrag. Je leert mensen hiermee met nieuwe ogen en creativiteit naar de bestaande  situatie kijken. Belemmerende overtuigingen kunnen al doende op een positieve wijze omgebogen worden. Door te verwijzen naar eerdere successen krijgen mensen vertrouwen. Op grond daarvan groeit de bereidheid om nieuwe uitdagingen aan te gaan. De procesbegeleider is een organisatiecoach die waardeert wat er ze is en  mensen laat ontdekken wat ze kunnen. Je waardeert de inbreng van een ieder  en complimenteert  mensen die een bijzondere bijdrage leveren. De kracht van het(blijven) verenigen zit in het met elkaar aangaan van een positieve dialoog en het flexibel(leren) omgaan met veranderingen. Positieve waardering helpt bij het opbouwen van duurzame samenwerkingsrelaties tussen alle betrokkenen. Een positieve mindset is voor de toekomstbestendige vereniging dan ook van onschatbare waarde. 
Verplicht Verplicht
Verplicht


Verplicht

Reload Image
  • Jan
    Interessant
    Reactie geplaatst op 25/03/18 om 11:58 uur
  • Anne Prins
    Een goed stuk waarin \"ons\" vak (eindelijk) stevig is neergezet. Het is inderdaad een complex vak welke veel vaardigheden vereist. Vaardigheden die ook deels niet aan te leren zijn. Hier verkijkt men zich vaak flink op. De opmerking \"organisatiecoach\" is een hele juiste! Zet mensen in hun kracht, wees positief, sprak je waardering uit, denk vooruitstrevend mee, maar zie ook, en benoem, de beperkende factoren. Vanaf de 1e kennismaking tot een met de laatste bijeenkomst is 1 ding van groot belang, straal plezier en enthousiasme uit en zorg dat mensen met een glimlach en positieve energie naar huis gaan!
    Reactie geplaatst op 09/03/18 om 16:46 uur

Laatste nieuws

18 september 2018
Ode aan de Sportvereniging door Pieter Winsemius:
Pijl
In het vakblad Sport & Strategie (editie 3-2018) laten we een klaroenstoot klinken en...
18 september 2018 // Bonden
17 september 2018
Healthy Football League laat fans strijden om titel 'Gezondste club van Europa'
Pijl
De UEFA maakte afgelopen week bekend te denken over een ...
17 september 2018 // Voetbal
15 september 2018
Pijl
Ruim twintig jaar geleden behoorde het Nederlands volleybalteam tot de wereldtop met zilv...
15 september 2018 // Bonden

Partnernieuws

Accres Accres maakt sportaccommodaties gemeente Apeldoorn duurzamer
Agterberg Vacature: Uitvoerder Cultuurtechniek-Sport bij Agterberg B.V.
Veiligesportvloer.nl De sportieve robot van Ace: een ‘schone’ investering in dubbel opzicht
Fontys Economische Hogeschool Tilburg (SPECO) Arko Sports Media en Fontys Economische Hogeschool Tilburg (SPECO) verlenge...
Neptunus Etagehal bouwen op een berghelling: de uitdaging van tijdelijke accommodati...
Werkenindesport.nl Nieuwe vacatures in de sport bij: KNSB, Gemeente Dordrecht en Instituut Spo...
ATPI Sports Events Van vliegtuigstoel tot gouden plak
Sportgeneeskunde Nederland Anne Benjaminse en Nick van der Horst winnen TulipMed Prijs 2016
NOC*NSF Ferrero en NOC*NSF lanceren actieplan om sportplezier bij kinderen te vergr...
Jongeren Op Gezond Gewicht Winning Serve met Team:Fit bij het Ricoh Open
TDE Triple Double en E-sites bundelen krachten in nieuw digitaal bureau TDE
Improve Your Business English Droombaan in het buitenland?